Alla scoperta del Modern Work: Meeting

PARTE 1: LE RIUNIONI

Modern Work & Modern Workplace

Molti parlano di Modern Work e di Modern Workplace, ma non è sempre chiara e condivisa la “definizione” del Lavoro Moderno; quindi, ho colto con piacere l’invito degli amici di Giuneco di provare a descriverne un punto di vista con un paio di articoli.

‘Modern Workplace’ is a term used to define organisations who recognise digital collaboration, technology and tools as the way of the future.

[Modern Workplace Alliance]

Non racconterò l’ennesima definizione di Modern Work (la mia), ma proverò a raccontarne la forma, il modo con cui tante organizzazioni stanno interpretando questo nuovo modo di lavorare, spesso sollecitati dall’urgenza legata alle necessità della pandemia.

Uno degli impatti più evidenti introdotti dal Modern Work è rappresentato dai meeting, allontanandosi dalle tradizionali riunioni in presenza ed introducendo due nuovi concetti chiave:

• gli online meeting, supportati da strumenti che hanno conquistato un’impressionante popolarità (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco WebEx, ed altri);
• gli hybrid meeting, sempre più evidenti nella fase successiva al lockdown più rigido, dove le riunioni di mescolano, con partecipanti in presenza nelle sale meeting e altri colleghi collegati in remoto.

Le riunioni sono una delle componenti essenziali della collaborazione tra le persone coinvolte in processi produttivi, ma si tratta solo di una delle “fasi” della Modern Collaboration.

La componente distanza

L’introduzione della componente distanza rende decisamente più complesso soddisfare questa necessità, ed in parte una buona dotazione tecnica per le sale riunioni può mitigare il problema.

Altro fattore, reso evidente dai comportamenti di buona parte dei partecipanti ai meeting remoti, è la consuetudine a tenere spenta la propria webcam. Questo comportamento è oggi scoraggiato da molte organizzazioni, che trovano in questa abitudine alcuni possibili effetti collaterali:

• impoverimento dell’efficacia comunicativa (nel senso del de-potenziamento della comunicazione paraverbale e del contatto visivo);
• facilità di distrazione (il partecipante, agevolato dalla webcam spenta, non si farà scrupoli a condurre task paralleli estranei all’oggetto della riunione, quali la lettura delle e-mail, la comunicazione attraverso chat, la revisione dei documenti, …);
• tendenza all’utilizzo di “chat parallele” tra i partecipanti, al fine di commentare le discussioni e pianificare strategie di risposta con parte dei colleghi del meeting (questa abitudine è decisamente una delle novità dei comportamenti nati con gli online meeting, non presente in passato con le riunioni in presenza fisica, e che diversi esperti comportamentalisti stanno studiando ed analizzando).

Ma sono diverse le attenzioni che stanno diffondendosi per cercare di rendere più efficienti le riunioni (online ed ibride), valorizzando altre componenti per la modern collaboration, e che descriverò meglio su altri articoli.

• l’introduzione di nuove caratteristiche per potenziare le presentazioni PowerPoint (spesso leitmotiv dei meeting), quali ad esempio la possibilità di rendere interattivo lo scorrimento delle slides durante i Teams meeting, oppure l’utilizzo dei sottotitoli durante le presentazioni (live captions), oppure le recenti modalità Cameo introdotte da Microsoft su PowerPoint, per incorporare l’immagine video del relatore all’interno della presentazione stessa.

Le riunioni assumono così un ruolo sempre più centrale nella modern collaboration, diventando l’occasione per:

• lavorare sui documenti condivisi (introducendo nuove e fondamentali modalità di lavoro sui file, di cui parlerò ampiamente nei prossimi articoli);
• agevolare l’opportunità della partecipazione anche verso gli assenti (gli online meeting possono essere registrati e quindi resi disponibili per una visione differita);
• rendere più efficienti ed economiche le riunioni (sempre meno trasferte, riducendo i costi per i viaggi e le perdite di tempo legate ai trasferimenti);
• migliorare l’esperienza vissuta dai partecipanti attraverso l’introduzione di nuovi dispositivi per arricchire la presenza -seppur remota- di tutti i partecipanti, grazie alle nuove dotazioni per le sale riunioni ed a cuffie di qualità per chi partecipa al meeting da remoto (la qualità di comprensione dell’audio resta di importanza fondamentale).

Nei prossimi articoli cercherò di descrivere gli altri pilastri della modern collaboration e per il modern work, parlando di Comunicazione, Condivisione e Processi all’interno del digital workplace aziendale.